System zgłaszania naruszeń w firmie i ochrona sygnalistów

17 grudnia 2021 r. minął termin implementacji do polskiego porządku prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (zwanej potocznie dyrektywą o ochronie sygnalistów). Mimo braku tej implementacji pracodawcy, zwłaszcza zatrudniający co najmniej 250 pracowników, nie powinni zwlekać z opracowaniem wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń w firmie, bowiem projekt polskiej ustawy przewiduje na wdrożenie przez nich nowych obowiązków zaledwie 14 dni. Przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50, lecz mniej niż 250 pracowników, będą mieli dwa lata na dostosowanie się do nowych wymagań.

Wedle Dyrektywy oraz projektu ustawy przedsiębiorcy prywatni oraz podmioty publiczne będą zobowiązani m.in. do:
– wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie, weryfikację i rozpatrywanie zgłoszeń o naruszeniach;
– opracowania kanałów zgłaszania naruszeń, zapewniających poufność i ochronę tożsamości sygnalisty;
– opracowania procedur postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami i podejmowania działań następczych, z zachowaniem wymaganych ustawą rozwiązań technicznych i organizacyjnych;
– zapoznania pracowników, współpracowników oraz partnerów biznesowych z możliwościami i sposobami dokonywania zgłoszeń;
– prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Realizacja wskazanych wyżej obowiązków musi znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, co do którego projekt ustawy określa szczegółowe wymagania. Regulamin ten pracodawca zobowiązany jest wprowadzić po konsultacji z zakładową organizacją związkową, a w jej braku – z przedstawicielami pracowników.

Dyrektywa, a za nią projekt polskiej ustawy, kładą nacisk na pewne kluczowe elementy systemu zgłaszania naruszeń, do których należą ochrona tożsamości sygnalisty i jego sytuacji prawnej (zakaz działań odwetowych, zarówno bezpośrednich jak też pośrednich) oraz poufność informacji objętej zgłoszeniem, w tym tożsamości osoby, której zgłoszenie naruszenia dotyczy.

Projekt ustawy przewiduje odpowiedzialność karną za utrudnianie dokonywania zgłoszeń, podjęcie działań odwetowych w stosunku do osoby dokonującej zgłoszenia lub niezachowanie poufności jej tożsamości. Z perspektywy nowych obowiązków nakładanych na pracodawców istotną jest przewidziana w projekcie ustawy odpowiedzialność karna za nieustanowienie lub nieprawidłowe ustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Wszystkie wskazane czyny zagrożone są karą grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat 3.