Zmiany KSH; Uchwały zarządu w spółce z o.o., odpowiedzialność członków zarządu

Od dnia 13 października 2022 r. zmieniły się przepisy Kodeksu Spółek Handlowych.

Zmiany dotyczą między innymi funkcjonowania zarządu i odpowiedzialności członków zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Zmiany dotyczące funkcjonowania zarządu obejmują m.in. wynikający z przepisu art. 208 (1) k.s.h. obowiązek protokołowania uchwał zarządu. Wymóg został sformułowany następująco:

Art. 208¹ Uchwały zarządu są protokołowane. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Obowiązek dokumentowania działalności zarządu w sp. z o.o. w sformalizowanej formie ma służyć ustaleniu, w oparciu o treści protokołów, co było przedmiotem pracy i uzgodnień zarządu.

Zarządy w spółkach z o.o. powinny uwzględnić w organizacji pracy, sposób wdrożenia tego wymogu do bieżącego funkcjonowania zarządu, począwszy od kwestii dotyczących zawiadomienia o posiedzeniu zarządu (np. formalności zwoływania ad hoc i/lub ustalenia stałych terminów posiedzeń) a skończywszy na protokołowaniu spraw i podejmowaniu uchwał.

Co do spraw, które wymagają podjęcia uchwały i jej zaprotokołowania, przykładowo będą tego wymagały:

– sprawy przekraczające zakres zwykłych czynności spółki (art. 208 § 3 k.s.h.),

– sprawy, co do których członek zarządu sprzeciwi się ich prowadzeniu (art. 208 § 3 k.s.h.),

– sprawy wskazane w umowie spółki, w których zarząd spółki zwraca się o podjęcie uchwały przez inny organ spółki, czy to w sprawach w których wynika to wyłącznie z umowy spółki, czy też w sprawach wynikających z przepisów KSH (np. art. 228 k.s.h.),

– sprawy wynikające z przepisów KSH (np. art. 209 k.s.h.),

– inne sprawy, które członek zarządu przedstawi (do rozstrzygnięcia) na posiedzeniu zarządu, nawet jeżeli są to sprawy nie przekraczające zakresu zwykłych czynności a wynikające z bieżącej działalności gospodarczej (zawieranie umów, udzielanie pełnomocnictw),

We wszystkich ww. sprawach zarząd powinien podjąć uchwałę i ją zaprotokołować.

Zmiany dotyczące odpowiedzialności Zarządu.

Zmiany te pozostają w pewnym funkcjonalnym związku z protokołowaniem uchwał zarządu o tyle, że uchwały (i materiał zgromadzony przez Zarząd w postaci m.in. informacji, analiz i opinii) stanowić będzie dowód na staranne, lojalne i mieszczące się w granicach ryzyka gospodarczego, wykonywanie obowiązków członka zarządu. To zaś przy wymogach procedury postępowania cywilnego – tj. wymogu dowodzenia swoich racji w przypadku sporu między spółką a członkiem zarządu, w sprawach gospodarczych głównie przy pomocy dowodu z dokumentu, ma istotne znaczenie procesowe i może przełożyć się na wynik postępowania.

Kwestie odpowiedzialności m.in. członka zarządu reguluje przepis art. 293 k.s.h., który sformułowany został następująco.

Art. 293 § 1. Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.

• 2.  (uchylony)
• 3. Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Obowiązek zachowania lojalności i dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności członka zarządu wynika natomiast z nowego przepisu art. 209¹ k.s.h., który stanowi, że:

Art. 209¹ § 1. Członek zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki.

• 2. Członek zarządu nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.

Powołane przepisy utrzymują wymóg podwyższonego, bowiem wynikającego z zawodowego charakteru działalności, miernika staranności przy wykonywaniu funkcji członka zarządu w spółce z o.o., wymagając postępowania lojalnego wobec zarządzanej spółki. Równocześnie nowelizacja § 3 w art. 293 k.s.h. polegająca na odwołaniu się do działania w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, ma skutkować „wyłączeniem odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce wskutek decyzji organów, które okażą się błędne, o ile były one podejmowane w granicach uzasadnionego ryzyka biznesowego w oparciu o adekwatne do okoliczności informacje” […] (uzasadnienie Rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw Druk nr 1515 https://www.sejm.gov.pl/Sejm9.nsf/druk.xsp?nr=1515). Działanie w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, będzie zaś wykazywane poprzez badanie podstaw decyzji gospodarczych zarządu, między innymi informacji, analiz i opinii.